CEO 教你如何寫職場郵件
作者:zhicai 日期:2014-09-02 瀏覽
  作為在職場待了多年的“老江湖”,其實我一直都在期待有一篇這樣類似的文章,可以教人輕松掌握寫一封“看起來很專業的郵件”。對任何員工來說,寫專業的郵件都是一種公司禮節。這不僅體現了自我的修養程度,也是代表你公司的形象。尤其對那些在求職路上的年輕人、或者剛進職場的新人來說,以更加專業的面貌應對郵件往來顯得格外重要。今天我列了以下幾個小小的意見,希望能對剛入社會的“新人”有所幫助。

技巧1: 郵件的送出——何謂To(發送給),何謂CC(抄送),何謂BCC(密送)

我發現很多人搞不清楚誰是“要對話的對象”,他們的郵件常常“To”很多人,結果郵件沒人回應,還有甚至因為不注意這些抄送用法而導致部門、同事、主管之間產生紛爭。

(1)“To”的人

淺顯易懂是“你所溝通的對象”,但是除了這個“已經明確的人”之外,還能To 的人是直接關聯的人,或是跟這件事有緊密聯系的人,還可能是你上下游任務接口的人。

(2)CC的人

CC的是“希望讓他知道這事,但是跟他并無直接責任關系”的人,通常對方會是你的直屬領導,或者是你“To”的人的直屬領導,也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務直接相關的人,卻是希望他知曉的對象。

(3)BCC的人

BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內相關人員知曉。這個使用要小心,因為我親身經歷過被BCC的人沒仔細看回了郵件……這是令人尷尬的事,所以除非有特殊原因建議使用Forward(轉發)。

注意事項:

(1)很多人喜歡使用群組來發郵件,我個人認為——除非你很清楚群組內的每一個人,不然建議少用群組發送,這樣就能避免一些人員收到無關郵件的情況。

(2)盡量不要把你要To的同事的直屬主管放在“To List”,因為這樣就意謂你跟對方是平等,以及你意圖這件事直接要對方主管執行甚至是負責。故除非真有特殊原因,不然請放CC。

技巧2: 郵件標題

郵件的標題需要一目了然。建議按照“【主旨】+【敘述】”的格式來撰寫。比如:“【新聞稿】輕松掌握寫郵件要旨”。這里,“【新聞稿】”是主旨部分,“輕松掌握……”則是比較詳細的敘述。

(1)標題的主旨

方便看郵件的人一目了然地知道這是哪一方面的郵件,并且負責相關業務的人立即知曉從而會閱讀郵件。

方便搜索。許多人郵箱里都躺著上千封郵件,所以當你想要找特定內容的郵件時,你會發現你能利用“主旨”的關鍵詞將相關郵件全部篩選出來,郵件列表非常清晰。這對于主管級的人真是一個超好用的小功能。

(2)標題的敘述

建議標題的敘述部分,不要超過10個中文字,因為字數多,反而不會有人看或是抓不住重點。簡潔的敘述是使郵件看上去很專業的一個要領。

技巧3: 郵件的正文

(1)收件人

在英文中我們會常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”當作開頭,不過在中文,目前似乎常看見的就是“某某長官”或是“某某你好”這樣的敬稱,因為沒有敬語很容易會產生“命令口吻”或是“平等地位”等誤會。所以收件人稱謂要很注意。

如果可以,請一定明確收件人,盡量不要用“All”來取代。收件人明確了,這樣才能確保對方能回復并且執行。如果郵件內是超過1個人來負責不同任務,那么請分段寫,這樣更清晰。

(2)主要內容

郵件的主要目的是要讓對方快速掌握需要執行的內容,所以需要保證以下兩條:

郵件正文內容不要超過800字。如果800字都無法說清楚,請直接溝通,確定雙方都達到共識后再發郵件。

如果需要傳遞的內容比較復雜,建議提供附件。其他的輔助說明,提供網絡鏈接。

郵件內容如果能條列說明是最好,這能讓看郵件的人快速領會。

(3)注意小細節

我常常發現很多人喜歡轉發郵件給直屬領導或是附上附件卻不加說明。我個人覺得這是很不專業的表現。如果郵件轉發, 請提列轉發內容的重點;如果是附件,,也需要簡單說明這個附件并且提供此附件的重點。

有時候所提供的附件很大。因為現在很多人已經習慣在手機上看郵件,故有個小建議——當附件郵件過大,建議將附件單獨提供給“所需要的人”。或是在郵件上說明“如果需要,單獨索取”,尤其郵件To & CC人員很多的時候特別注意這一點。

我有時候會發現有些人喜歡把郵件的內容標注為不同大小的字體、不同的顏色,甚至還使用粗體細體斜體的字型。我個人覺得這樣會讓郵件看起來亂七八糟,所以建議一封郵件不要超過2種不同的視覺形式變化。

技巧4: 結尾署名

署名對于對外聯系人員其實非常重要,因為它包含著個人信息,比如名字、職稱、部門、電話、郵箱/ IM(即時通訊)、公司網址等等。現在很多人還會加上個人二維碼。

署名也是代表公司身份,所以不要加上太多有個人色彩的內容及敘述。

以上四點是我總結的關于如何寫出一封“專業的郵件”的4個速成技巧,供大家學習交流。因為僅為個人觀點,相信還存在很多疏漏,也請職場的牛人有更多補充。
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